Veranderingen zijn aan de orde van de dag voor het bedrijfsleven. Maar niet altijd lukt het goed een weg te vinden in het communiceren van de gewenste verandering.
Hoe bereid je een veranderproces goed voor? In deze blog deel ik drie praktische tips die ik inzet wanneer ik een veranderproces of de verandercommunicatie faciliteer.
Iedereen die met zijn poten in de klei staat weet dat veranderen geen kwestie is van een plan maken en uitvoeren. Het is een menselijk proces, vol emotie, weerstand en onzekerheid. Juist in middel grote organisaties, waar de lijnen kort zijn en de cultuur hecht, vraagt verandering om meer dan een spreadsheet. En al helemaal niet in organisaties die te maken hebben met veel vrijwilligers.
Mensen willen prima veranderen
Er wordt vaak gezegd: “mensen willen niet veranderen”. Daar ben ik het niet mee eens. Mensen willen prima veranderen maar het is niet vanzelfsprekend en ook niet altijd gemakkelijk.
Elke tip is praktisch toepasbaar en vind een oorsprong in theoretisch kader rondom psychologie en verandermanagement.
Tip 1: Heb een steengoede aanleiding voor verandering
Van Kotter, grondlegger van het 8 stappen verandermodel, weten we dat het inzichtelijk maken van de urgentie cruciaal is. Zonder het gevoel dat verandering écht nodig is, blijft iedereen doen wat hij altijd deed. Leg uit waar je van weg moet (burning platform) of waar naartoe je wilt (lonkend perspectief). Wat gebeurt er als je niks doet?
Soms wil een nieuwe CEO een eigen stempel drukken op de organisatie en is dat een reden dat beweging nodig is. Dat zijn de meest ingewikkelde verandertrajecten en vragen om een extra kritische blik willen ze succesvol zijn.
Tip 1: Begin dus met een ondubbelzinnige reden voor vertrek. Zorg voor een veranderverhaal dat raakt. Laat zien waarom de verandering belangrijk is, niet alleen voor de cijfers, maar voor de mensen zelf. Verbeeld hoe de toekomst eruit ziet. Als je de reden van vertrek niet helder kunt uitleggen en onderbouwen dan is eerst aanscherping nodig in je verhaal (dit zie ik overigens écht vaak).
Tip 2: Geef ruimte voor zorgen
Kurt Lewin leerde ons het model van ‘unfreeze – change – refreeze’. Eerst ruimte maken voor twijfel. Oude routines loslaten is spannend. Juist in het MKB is veel menselijke aandacht hierin mogelijk.
Tip 2: Organiseer sessies waarin medewerkers hun zorgen, ideeën en frustraties en eigen verhalen kunnen delen. Zo ontstaat psychologische veiligheid en wordt het een gezamenlijke zoektocht. Soms is daarvoor een neutrale facilitator het meest effectief. Pas daarna kun je bouwen aan nieuw gedrag en structuren die beklijven.
Tip 3: Verwijder obstakels voor verandering
B.J. Fogg, oprichter van het Behavior Design Lab aan Stanford University legt in zijn boek Tiny Habits uit dat gedrag vooral verandert als het makkelijk is om te doen (gemak), aangenaam aanvoelt (genot), en iets oplevert (gewin). Gemak is belangrijker dan motivatie (tip 1).
Het is dus zeer belangrijk dat de gevraagde verandering voor medewerkers gemakkelijk wordt gemaakt. Dat klinkt als een open deur maar tot dit niveau van uitwerking komt het veranderteam niet altijd. Juist daar zit een belangrijke succesfactor. En de mensen hebben zelf de beste ideeën.
Tip 3: Maak gewenst gedrag concreet/visueel/tastbaar. Gebruik hiervoor verschillende vormen van storytelling. Haal vooral barrières weg om het gewenste nieuwe gedrag te vertonen. Waar mogelijk, maak het makkelijker en aangenamer dan het oude gedrag.
