Vier elementen van zelfreflectie en evaluatie RVT/RVC

Diversiteit, professionele ontwikkeling en zelf reflectie door toezichthouders is een essentieel onderdeel van goed bestuur. Op dit vlak wordt in wetten en codes aandacht gevraagd voor vier elementen:

• Geschiktheid: De RvT/RvC dient bij (her)benoeming een evaluatie te maken van de geschiktheid van een commissaris of bestuurder. De corporate governance code 2025 noemt in dit kader expliciet D&I beleid.
• Verantwoording: Verantwoording over het eigen functioneren. In de corporate governance code 2025 staat in principe 2.2.6 expliciet ‘Het functioneren van het bestuur en de raad van commissarissen als collectief en het functioneren van individuele bestuurders en commissarissen wordt regelmatig geëvalueerd’
• Ontwikkeling: De toezichthouders of commissarissen voorzien in het behouden en ontwikkelen van de kennis en de vaardigheden die noodzakelijk zijn om geschikt te blijven voor het lidmaatschap.
• Samenstelling: Bovendien zien raden erop toe dat de raad zodanig is samengesteld dat de commissarissen ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.

Aanpak voor professionele ontwikkeling en zelfevaluatie van de Raad

Principe 2.2.6 van de governance code geeft een duidelijk aanwijzing voor de manier waarop een Raad dient te evalueren.

De Raad van Commissarissen evalueert ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zijn eigen functioneren, het functioneren van de afzonderlijke commissies van de raad en dat van de individuele
commissarissen, en bespreekt de conclusies die aan de evaluatie worden verbonden.

Hierbij wordt in elk geval aandacht besteed aan inhoudelijke aspecten, gedrag en cultuur, de onderlinge interactie en samenwerking met als doel lessen te trekken.

Dit gebeurt vaak jaarlijks via 360 graden feedback, zelfevaluatie en minimaal eenmaal per drie jaar met externe begeleiding, en kan worden aangevuld met methoden zoals “Kijk in de Spiegel” of “Kijk in de Keuken”.

Het doel is een kritische reflectie op het functioneren van commissarissen en bestuurders. Het staat in het teken van leren, professionaliseren en het versterken van de samenwerking binnen de raad. Vooral de roep om de kritische noot maakt het waardevol om een externe facilitator in te huren voor dit gesprek.

Als methode is de AEM-Cube die ik gebruik hiervoor uitermate geschikt. Het geeft inzicht in het eigen profiel van de toezichthouder maar ook een teambeeld. Aangevuld met feedback ontstaat een krachtig beeld van de verschillen tussen zelfbeeld (identiteit) en feedback beeld (imago) van de toezichthouders.

Juiste keuze samenstelling RvC en RvT

De governance code stelt ook dat een Raad aandacht heeft te hebben voor het gewenste profiel, de samenstelling, competenties en deskundigheid van de raad
van commissarissen. Die evaluatie zal periodiek onder begeleiding van een externe deskundige plaatsvinden.

Ook hier biedt de AEM-Cube een goed beeld van de cognitieve diversiteit van de samenstelling, valkuilen en risico’s in de samenwerking. Elk teambeeld is anders. En wetende wat het huidige teambeeld is kun je gericht zoeken naar profielen die het teambeeld in balans brengen.

Elke organisatiefase zal vragen om een andere samenstelling. 

Intervisie voor toezichthouders

Intervisie, begeleid door neutrale externe facilitator draagt bij aan de professionalisering van de Raad en de manier van werken:

• Ontdekken van blinde vlekken: door te reflecteren, kunnen raden zich bewust worden van zaken die anders onopgemerkt blijven.
• Professionalisering: Intervisie draagt bij aan de professionele ontwikkeling van de raad en de individuele leden.
• Optimaliseren van samenwerking: Het helpt bij het versterken van de complementariteit binnen de raad en het bespreekbaar maken van ongemak.

Het kan waardevol zijn binnen een Raad maar ook intervisie tussen leden van verschillende Raden leidt tot waardevolle inzichten. Het voorkomt tunnelvisie.

Praktische tips

Leg het proces vast

Er ligt veel op het bord van Raadsleden. Reflectie wordt gemakkelijk opzij geschoven om ruimte te maken voor de ‘hete aardappels van de dag’. Stel daarom een procedure vast voor zelfevaluatie en intervisie.

Kies voor een externe facilitator

Om het meeste uit de sessie(s) te halen is het verstandig een getrainde externe facilitator in te huren. Die kan met een neutrale houding luisteren naar wat er wordt gezegd en gevraagd. Daarnaast bewaakt die gemakkelijker het proces (voorkomt eindeloze gesprekken). Ook zorgt het dat alle toezichthouders zelf actief mee kunnen doen.

Gebruik een vaste techniek om talent in kaart te brengen.

Zelf gebruik ik de AEM-Cube om mensen en teams inzicht te geven in talenten en valkuilen. Het helpt bij het versterken van cognitieve diversiteit en vergroot de kans op optimale besluitvorming te vergroten.